Peraturan Sistem Penggajian Karyawan di Indonesia

TABLOIDBINTANG.COM - Gaji karyawan umumnya ditangani secara berbeda oleh setiap perusahaan. Hal ini merupakan perbedaan kebijakan Perusahaan terhadap sistem penggajian karyawan. Perbedaan ini tergantung pada ukuran dan jenis usaha. 

Perbedaan ini disebabkan oleh banyak hal, antara lain struktur organisasi perusahaan, kesehatan dan keuangan perusahaan, sistem UMR yang digunakan perusahaan, perbandingan bobot kerja antar jabatan, pikiran dan banyak hal lainnya.

Tetapi, setiap perusahaan harus mengikuti aturan dasar yang ditetapkan oleh pemerintah. Oleh karena itu, setiap kebijakan perdagangan tunduk pada aturan dan referensi yang telah ditetapkan. Sistem penggajian karyawan Indonesia akan dibahas kemudian di bawah ini.

Cara Kerja Sistem Penggajian Karyawan

Karyawan adalah salah satu alasan utama kesuksesan sebuah perusahaan atau organisasi lain di Indonesia. Namun, tidak menutup kemungkinan di balik keberadaan mereka adalah resesi yang memaksa sebuah bisnis untuk “menutup” karena ulah karyawannya sendiri. Bahkan, seiring dengan bertambahnya jumlah karyawan dari waktu ke waktu untuk memenuhi kebutuhan Perusahaan.

Bagaimanapun, salah satu alasan utama perusahaan mulai mempekerjakan karyawan adalah beban kerja yang terus meningkat dan tidak dapat diselesaikan dengan cepat jika dibandingkan dengan jarak yang terlalu jauh.

Namun di balik animo masyarakat atau calon karyawan yang ingin bergabung, sebagian dari mereka masih mengincar sistem penggajian karyawan untuk melihat apakah bisa nyaman dan mencukupi untuk kehidupan pribadi mereka atau tidak.

Perusahaan dengan banyak karyawan perlu memahami dan mengetahui cara menggunakan sistem penggajian karyawan dalam membayar karyawan di awal bulan atau di awal periode.

Hukum Indonesia Yang Berkaitan Dengan Sistem Penggajian Karyawan

Di Indonesia, Sistem penggajian karyawan diatur oleh sejumlah peraturan pemerintah. Hal ini dilakukan agar seluruh warga negara Indonesia dapat hidup dengan sebaik-baiknya.

Bisa dikatakan banyak perusahaan asing yang menetap di Indonesia. Jadi, dia perlu memiliki aturan ketat tentang bagaimana membayar karyawannya.

Berikut gambaran umum Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 78 Tahun 2015 tentang penggajian:

●    Karyawan atau pegawai wajib mengambil upahnya (Pasal 17 ayat 1).

●    Pengusaha harus menyerahkan bukti penggajian upah, termasuk keterangan jumlah karyawan yang dibayar pada saat upah dibayarkan (Pasal 17 ayat 2).

●    Pengusaha harus membayar upah pada waktu yang disepakati antara karyawan atau karyawan dan pengusaha (pasal 18).

●    Mata uang negara Republik Indonesia yaitu Rupiah harus digunakan untuk membayar upah (Pasal 21).

●    Jika upah dibayarkan melalui bank, maka karyawan atau karyawan tersebut harus dapat membelanjakan uangnya pada tanggal penggajian yang telah disepakati.

Sistem Penggajian Karyawan Secara Umum

Di sebagian besar sistem penggajian karyawan, perusahaan menggunakan Excel atau perangkat lunak yang dapat diunduh dari banyak situs online untuk melakukan perhitungan mereka sendiri. Sistem penggajian karyawan secara umum dijelaskan di bawah ini.

●    Departemen HRD memiliki data ketepatan waktu yang akurat yang dapat digunakan untuk memproses penggajian karyawan individu.

●    Menggali komponen pajak PPh 21 menurut karir dan latar belakang keluarga.

●    Menerima ringkasan revisi perhitungan pajak gaji dari departemen pajak, kemudian memberikan contoh slip gaji dan slip gaji kepada semua karyawan.

●    Dievaluasi oleh departemen atau departemen keuangan.

●    Jika tidak ada kesalahan, maka tuliskan total slip gaji seluruh karyawan dan serahkan kepada pimpinan perusahaan.

●    Cek dan sertifikat kasir kemudian dikirim ke bank rekanan dan dari sana ke rekening masing-masing karyawan.

Data Perhitungan Gaji

Dua jenis data diperlukan untuk mengetahui gaji: data konstan dan data variabel. Data konstan adalah data yang tidak berubah dari bulan ke bulan. Misalnya nama pegawai, departemen, kelompok kerja, NPWP, PTKP, nominal gaji pokok, dan iuran BPJS adalah contoh data konstan. Data variabel tidak selalu sama. Beberapa contohnya adalah show-up, jam kerja dari waktu ke waktu, bonus dan denda.

Cara Menghitung Gaji

Setiap perusahaan memiliki cara tersendiri dalam membayar gaji yang mungkin berbeda dengan perusahaan lain. Namun secara umum, langkah-langkah berikut merupakan bagian dari proses penggajian:

HRD memverifikasi data kehadiran setiap karyawan, termasuk jumlah hari sakit, hari libur, dan waktu istirahat selama periode penggajian gaji. Informasi ini dapat digunakan untuk penelitian cuti, cuti, izin dan gaji kehadiran.

●    Hitung setiap bagian dari pendapatan karyawan, seperti gaji, tunjangan, lembur, bonus, dll.

●    Cari tahu berapa pajak PPh 21 yang harus dibayar berdasarkan penghasilan kena pajak karyawan

●    Cari tahu semua hal yang akan dipotong dari gaji Anda, seperti bonus, pinjaman dan pajak BPJS.

●    Buat slip gaji dan cek gaji untuk semua karyawan.

●    Kementerian Keuangan melakukan pemeriksaan penggajian dan penggajian karyawan.

●    Bagian akuntansi menerbitkan slip penggajian sesuai dengan gaji pokok semua karyawan.

●    Pada hari penggajian, cek kasir disetorkan ke rekening masing-masing pegawai melalui bank rekanan.

Hal-Hal Yang Mempengaruhi Gaji Karyawan

Gaji seorang karyawan tidak dapat dipilih secara acak. Menurut ayat 1, ayat 2, Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 1 tahun 2017, ada lima faktor yang mempengaruhi besaran gaji pegawai.

1.    Waktu Pelayanan

Lamanya seorang karyawan bekerja dalam suatu posisi berkaitan dengan seberapa baik mereka mengetahui bagaimana melakukan karyawan itu. Semakin banyak pengalaman yang dimiliki seseorang, semakin berharga dirinya sebagai seorang karyawan.

2.    Golongan

Golongan jabatan adalah hasil pengorganisasian sejumlah jabatan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang dilakukannya, tugas dan tanggung jawabnya. Jenis pekerjaan mempengaruhi jumlah gaji dan tunjangan yang diterima karyawan.

3.    Posisi

Mengacu pada berbagai tugas dan pekerjaan dengan berbagai tingkat risiko, tanggung jawab, dan kesulitan. Semakin tinggi karyawan, semakin banyak uang yang dihasilkan.

4.    Pendidikan

Saat mempekerjakan karyawan, sebagian besar pemilik bisnis memerlukan pelatihan formal. Besarnya pendidikan formal juga berpengaruh terhadap gaji.

5.    Keterampilan

Tergantung pada kebutuhan suatu posisi, karyawan harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang tepat untuk pekerjaan itu. Pemilik bisnis dapat membayar banyak uang kepada karyawan karena mereka memiliki keterampilan yang diperlukan untuk pekerjaan itu.

Proses Penggajian Karyawan

Berikut adalah beberapa langkah paling umum dalam proses penggajian:

●    Dapatkan informasi ketepatan waktu dan pemrosesan yang akurat untuk perhitungan gaji bulan depan.

●    Cari tahu jumlah 21 pajak penghasilan yang harus dibayar tergantung pada lokasi dan apakah orang tersebut sudah menikah atau belum.

●    Setelah ringkasan pajak gaji siap, departemen sumber daya manusia mengumpulkan sampel slip gaji dan slip gaji untuk semua karyawan.

●    Bagian keuangan akan memeriksa dokumen terlebih dahulu.

●    Jika sudah benar dan sesuai, bagian akuntansi akan mencatat total slip gaji seluruh karyawan dan menyerahkannya kepada direksi.

●    Cek atau sertifikat kasir dikirimkan ke bank rekanan dan akan disetorkan ke rekening masing-masing karyawan pada tanggal yang telah disepakati.

Siapa Yang Terlibat Dalam Manajemen Penggajian?

Berikut adalah beberapa orang yang terlibat dalam proses penggajian karyawan:

1. Departemen Sumber Daya Manusia

Dalam manajemen penggajian, SDM bertanggung jawab untuk:

●    Mempekerjakan karyawan baru saat dibutuhkan

●    Mengatur gaji dan gaji setiap karyawan.

●    Tetapkan aturan tentang bagaimana orang dipromosikan, diturunkan pangkat, dipecat.

●    Mengetahui gaji karyawan dan tunjangan lainnya.

2. Penggajian Sebagian

Semua informasi gaji karyawan akan dikirim ke departemen keuangan. Berdasarkan informasi tersebut, bagian keuangan akan memproses penggajian gaji dan tunjangan agar karyawan dapat menerima iuran kepesertaan tepat waktu.

3. Departemen Akuntansi

Departemen akuntansi bertanggung jawab untuk memastikan bahwa gaji dibayarkan sesuai dengan peraturan. Misalnya, tulis cek tunai, minta persetujuan manajemen, dan kirimkan ke bank mitra. Ketika gaji dibayarkan, departemen akuntansi akan mencatat dan membagi biaya tenaga kerja. Jadi, manajemen bulanan dapat melihat bagaimana bisnis berjalan secara finansial.

Sistem penggajian karyawan dan Penggajian Memerlukan Data

Pertanyaan selanjutnya adalah informasi seperti apa yang dibutuhkan untuk memastikan bahwa gaji karyawan dibayar tepat waktu setiap bulannya. Ada dua jenis data: data konstan dan data variabel. Ini adalah keseluruhan cerita.

1. Data Konstan

Data konstan tidak berubah, jadi Anda hanya perlu memasukkannya sekali di awal. Informasi ini dapat di ubah jika diinginkan oleh karyawan. Inilah yang dimaksud data konstan:

●    Nama pegawai 

●    NIF atau NPWP 

●    Gaji kotor 

●    Apakah sudah menikah dan berapa orang yang menghidupi 

●    Jumlah penghasilan tidak kena pajak 

●    BPJS 

●    Bagian tempat pegawai bekerja.

2. Data Variabel

Sedangkan data variabel akan berubah setiap kali gaji dibayarkan. Informasi inilah yang harus dimasukkan ke dalam sistem penggajian karyawan pada tanggal tertentu. Data bervariasi menurut:

●    Jumlah hari atau jam kerja 

●    Jumlah hari cuti, cuti sakit, cuti 

●    Hari libur dalam sebulan 

●    Penghasilan tinggi dan banyak manfaat pajak.

Metode dari Sistem Penggajian Karyawan

Metode yang dapat digunakan dengan sistem tersebut adalah:

1. Verifikasi Tanggal dan Tenggat Penting

Berdasarkan ketentuan perjanjian, gaji karyawan harus didasarkan pada tanggal atau waktu penting. Tidak mengherankan jika seorang manajer perusahaan menetapkan tenggat waktu untuk sistem penggajian karyawan ini. Anda atau karyawan lain dapat merencanakan untuk menyiapkan berbagai jenis pekerjaan yang berbeda terkait dengan penggajian perusahaan untuk setiap karyawan bekerja.

Tidak hanya itu, tetapi sebagai pemilik bisnis, Anda juga perlu memutuskan kapan waktu yang tepat untuk menyempurnakan sistem penggajian untuk semua karyawan Anda yang biasanya terjadi setiap satu atau dua bulan. Anda juga harus memberi tahu karyawan yang bergabung dengan perusahaan di awal atau akhir bulan tentang keputusan yang telah dibuat sehingga mereka dapat mengikuti siklus tinjauan akhir perusahaan.

2. Buat Cara untuk Mengetahui Gaji

Secara umum, penggajian perusahaan diatur oleh struktur yang efektif. Secara umum, manajer dapat membayar setiap karyawan sebulan berdasarkan kualitas pekerjaan mereka. Selain itu, penggaris juga bisa menambah atau menambah bounty dll. Namun, perhitungannya tetap perlu dilakukan dengan cara khusus agar orang yang bekerja hampir setiap hari tidak direkrut.

Dalam beberapa tahun terakhir, semakin banyak perusahaan di Indonesia telah membuat sistem khusus untuk secara otomatis membayar karyawan mereka atau berpacu dengan elemen lain dari teknologi yang efektif dan efisien. Padahal, manfaatnya adalah memberikan hasil perhitungan yang akurat dan detail. Sedangkan, jika pemimpin (masih) menggunakan sistem manual, hanya akan menimbulkan kebingungan dan menyulitkan penyelesaian payroll tepat waktu.

3. Perencanaan keuangan

Gaji yang efektif selama siklus kerja bukan hanya merupakan kewajiban tetapi juga merupakan cara perusahaan untuk menunjukkan penghargaannya kepada seluruh karyawannya. Lagi pula, pemilik bisnis perlu mengetahui apakah bisnis berjalan dengan baik secara finansial dan berada di zona aman sehingga mereka dapat membayar karyawan mereka setiap bulan dan menagih pelanggan untuk penggajian mereka.

Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk menghindari apa pun yang memperlambat aliran gaji dan membuat karyawan tidak senang atau mencegah mereka keluar karena sistemnya terlalu lambat. Padahal, jika sebuah perusahaan tidak dapat membayar karyawannya tepat waktu, perusahaan menghadapi ancaman atau resiko kehilangan karyawan dan selalu memiliki masalah yang dapat menyebabkan kebangkrutan dan penutupan.

Demikianlah pembahasan mengenai sistem penggajian karyawan di Indonesia. Selain itu, anda juga bisa memanfaatkan Software HR untuk operasional bisnis yang lebih efektif dari https://www.talenta.co/  by Mekari. Aplikasi Talenta by Mekari memiliki fitur komprehensif dari mulai payroll hingga pengelolaan benefit karyawan untuk operasional HR yang lebih efektif.