Perbedaan Proforma Invoice dan Invoice Biasa dan Cara Membuatnya dengan Aplikasi Invoice

TABLOIDBINTANG.COM - Menjadi seorang pengusaha atau pemilik bisnis dalam melakukan aktivitas jual beli tentunya ada ketentuan dan aturan yang berlaku. Seperti misalnya saat melakukan transaksi, harus disertai bukti faktur atau invoice yang dibuat dengan aplikasi invoice. Invoice adalah dokumen yang menyajikan informasi mengenai produk barang atau jasa yang dibeli. Selain itu, di dalam invoice, kita juga dapat melihat berapa harga dari barang tersebut. Sebagai tambahan, akan ada keterangan tambahan mengenai jumlah tagihan yang harus dilunasi dari proses pembelian barang tersebut.

Dalam transaksi jual beli, terdapat beberapa jenis invoicing yang wajib untuk kita ketahui. Proforma invoice adalah salah satunya. Ada perbedaan mendasar yang membedakan proforma invoice dengan invoice pada umumnya. Apa saja perbedaannya? Yuk, simak penjelasan berikut ini!

Pengertian Proforma Invoice

Proforma invoice adalah salah satu jenis invoice yang lazim digunakan. Meski sekilas sama dengan invoice pada umumnya, proforma invoice memiliki beberapa perbedaan yang cukup jauh dari faktur pembelian biasa. Ada fungsi dan keterangan tambahan yang mencakup informasi tertentu pada proforma invoice.

Sebenarnya, yang dimaksud dengan proforma invoice adalah faktur yang disediakan oleh penjual untuk pembeli. Namun, berbeda dengan faktur lain, proforma invoice diberikan pada saat proses pengiriman produk berupa barang atau jasa.

Proforma invoice adalah faktur yang bersifat sebagai bukti dokumen sementara. Fungsi utamanya adalah untuk memastikan jumlah barang, harga, serta total tagihan yang harus dibayarkan nantinya.

Pengertian Invoice Biasa

Secara bahasa, faktur atau invoice adalah lembar daftar tagihan yang dikeluarkan penjual ke pembeli. Biasanya invoice muncul saat pembeli menyelesaikan pemesanan dan penjual mengirimkan pesanan tersebut.

Invoice adalah berkas yang erat kaitannya dengan akuntansi. Keberadaan invoice adalah faktor penting dalam rekam keuangan perusahaan. Sebab itu biasanya invoice cetak dibuat rangkap tiga untuk pembeli, penjual, dan cadangan. Karena demi menjaga keamanan kas masing-masing pihak terlibat. Agar datanya aman dan tidak berceceran, gunakan aplikasi invoice online.

Proforma Invoice vs Invoice Biasa

Proforma invoice adalah invoice sementara. Terdapat beberapa perbedaan dari proforma invoice dan faktur biasa. Hal tersebut dapat dilihat dari informasi yang tercakup di dalamnya. Selain itu, perbedaan keduanya terdapat pada waktu invoice diberikan.  
Proforma invoice secara spesifik adalah jenis invoice yang diberikan oleh penjual kepada pembeli saat melakukan pengiriman produk barang atau jasa. 

Informasi yang tercakup dalam proforma invoice disertai dengan informasi tambahan. Contohnya adalah adanya kuantitas dan spesifikasi barang atau jasa yang dikirimkan, harga per satuan, biaya pengiriman, dan dimensi serta berat dari barang atau jasa yang dikirimkan.

Sementara itu, untuk invoice biasa cenderung memiliki keterangan yang lebih minim dibanding proforma invoice. Invoice biasa hanya bisa diberikan setelah produk atau jasa yang sudah diterima. Setelah menerima invoice tersebut, pembeli melakukan pelunasan terhadap barang atau jasa yang dibeli.

Fungsi Proforma Invoice

Untuk mengakomodasi transaksi jual beli, proforma invoice adalah salah satu cara dalam memastikan kesepakatan dari transaksi tersebut.

Dengan proforma invoice berarti pembeli dan penjual sudah menjalin kesepakatan meski produk barang atau jasa masih dalam pengiriman. Pada praktiknya, proforma invoice memiliki berbagai fungsi, diantaranya:

1. Informasi Harga

Proforma invoice adalah bukti yang dapat menunjukkan berapa harga produk yang dibeli. Proforma invoice mencakup informasi mengenai harga dan jumlah tagihan terhadap suatu produk yang harus dilunasi oleh pihak pembeli. Penjual hanya perlu mencatatkan keterangan harga dan cara melunasi pada proforma invoice terkait barang yang diminati oleh pembeli.

2. Bukti Kesepakatan

Proforma invoice jadi salah satu bentuk bukti dari kesepakatan antara pembeli dan penjual. Mengapa demikian? proforma invoice sudah mencakup beberapa informasi penting terkait barang yang dibeli. Jadi, pihak pembeli dan penjual hanya perlu menyetujui adanya proforma invoice dan melakukan konfirmasi terhadap pembelian tersebut.

3. Catatan Informasi Mengenai Produk

Fungsi selanjutnya adalah, proforma invoice menjadi catatan penting yang harus disepakati oleh kedua pihak baik pembeli dan penjual. Informasi mengenai produk yang terdapat pada proforma invoice antara lain adalah harga, kuantitas, dan spesifikasi. Pihak pembeli dan penjual harus sama-sama mengetahui dan menyepakati segala hal yang berkaitan dengan produk tersebut.

4. Keterangan pada Proforma Invoice

Perbedaan mencolok dari proforma invoice adalah keterangan yang ada di dalamnya. Setiap keterangan yang ada pada proforma invoice mewakili informasi penting yang harus dipahami pihak pembeli dan penjual. Berikut keterangan penting yang ada pada proforma invoice.

5. Identitas Pengirim

Identitas pengirim jadi salah satu informasi utama yang harus ada pada proforma invoice. Pengirim adalah aspek penting mengingat proforma invoice harus disepakati pada saat proses pengiriman barang. Informasi ini menjadi penting untuk menghindari hal yang tidak diinginkan seperti barang tak sampai tujuan sehingga pembeli dapat melakukan tindakan dari kesalahan tersebut.

6. Keterangan Waktu

Sama seperti invoice lain, proforma invoice mencakup informasi mengenai waktu. Tujuannya adalah untuk menjadi penanda dan pengingat kapan transaksi dilakukan. Alhasil, tidak ada kesalahan terutama dari sisi pengiriman dan pelunasan terhadap pembelian produk.

7. Spesifikasi Produk

Proforma invoice mencakup keterangan yang lebih lengkap dibanding jenis invoice lain. Keterangan pada proforma invoice umumnya dipenuhi dengan spesifikasi barang produk atau jasa yang lebih lengkap. Dengan begitu, proforma invoice dapat meminimalisasi kesalahan dalam pencatatan jumlah, harga, dan dimensi dari produk.

Tips agar Invoice Berjalan Lancar dengan Aplikasi Invoice

Tidak dapat dipungkiri, pemenuhan invoice atas satu pesanan klien seringkali mengalami keterlambatan pembayaran. Bagi penjual, tentu ini merupakan suatu masalah besar. Karena pengeluaran dalam kuantitas besar untuk proses produksi pesanan tersebut akan menghambat kas perusahaan. Untuk mengatasi hal tersebut, ini beberapa tips agar invoice berjalan lancar.

 - Sertakan identitas instansi pada kop invoice agar penerima mengenali siapa pengirim faktur tersebut
 - Informasi yang tertera dalam invoice singkat, jelas, dan mudah dimengerti
 - Kirim invoice secepatnya setelah pengiriman barang dilakukan
 - Tentukan tenggat waktu kurang dari 30 hari
 - Sediakan sistem pembayaran yang fleksibel agar klien lebih mudah untuk menyelesaikan tagihan
 - Tetapkan juga denda yang masuk akal jika terjadi keterlambatan pembayaran demi mendorong klien untuk membayar tagihan
 - Coba beri potongan harga sekali tempo
 - Mengirim pengingat secara berkala

Cara Mudah Membuat Invoice dengan Aplikasi Invoice

Melalui penjelasan di atas, invoice adalah salah satu bentuk dokumen yang berisi informasi mengenai produk barang atau jasa yang dibeli. Dalam transaksi jual beli, terdapat beberapa jenis invoice, salah satunya adalah proforma invoice. Proforma invoice adalah jenis invoice yang juga mencakup keterangan yang berbeda dengan invoice pada umumnya.

Proforma invoice adalah faktur atau invoice yang disediakan oleh penjual kepada pembeli yang diberikan pada saat proses pengiriman produk berupa barang atau jasa. Proforma invoice hanya bersifat sementara untuk memastikan jumlah barang, harga, serta total tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli.  

Terdapat perbedaan mendasar yang membedakan proforma invoice dengan invoice biasa. Informasi yang tercakup dalam proforma invoice disertai dengan informasi tambahan. Sementara itu, untuk invoice biasa cenderung memiliki keterangan yang lebih minim dibanding proforma invoice. Proforma Invoice diberikan pada saat pengiriman dan invoice biasa hanya diberikan setelah produk atau jasa yang sudah diterima.

Fungsi proforma Invoice tidak lain adalah sebagai informasi harga, bukti kesepakatan, dan sebagai catatan informasi mengenai produk yang dibeli serta bukti kesepakatan. Terdapat keterangan yang berbeda pada proforma invoice jika dibandingkan dengan invoice biasa, yaitu identitas pengirim barang, keterangan waktu, dan spesifikasi produk yang dikirimkan dan dibeli.

Bagi sebuah bisnis, faktur merupakan hal yang sangat dibutuhkan dalam menyusun pembukuan akuntansi dan laporan keuangan. Akuntansi dan keuangan perusahaan adalah hal yang tidak bisa dipisahkan.

Berkembangnya teknologi saat ini yang serba digital, dalam transaksi dan faktur pun bisa dialihkan menjadi digital, Anda bisa gunakan software akuntansi modern seperti Jurnal by Mekari dengan fasilitas aplikasi invoice.

Jurnal memiliki aplikasi invoice dengan modul purchasing yang di dalamnya terdapat fitur perbandingan purchase quotation untuk membandingkan harga antar supplier, fitur purchase order, multi level approval berdasarkan nominal, faktur pembelian yang bisa disesuaikan dengan quantity terima barang dan link ke inventory dan AP.

Jurnal.id merupakan software akuntansi online dengan laporan keuangan seperti neraca keuangan, arus kas, laba-rugi, dan lainnya. Tujuan penggunaan aplikasi invoice Jurnal.id adalah memudahkan pembukuan serta proses akuntansi pemilik bisnis.

Semua perusahaan dan pengusaha pasti menginginkan administrasi yang berjalan baik sementara masih banyak perusahaan yang kesusahan untuk mengelola administrasi yang baik, untuk itulah aplikasi invoice Jurnal.id hadir sebagai Simple Online Accounting Software untuk menunjang kesuksesan pebisnis.

Dengan menggunakan aplikasi invoice Jurnal.id, maka lebih menghemat waktu proses administrasi dan operasional, dengan harga yang efisien, efektif dan cepat. Karena itu, pebisnis bisa lebih fokus untuk mengembangkan usahanya.

Aplikasi invoice Jurnal.id bisa diakses secara fleksibel, untuk berbagai perangkat dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Menggunakan software akuntansi ini menjadikan pengguna lebih mudah dalam membuat invoice atau faktur, mengecek inventori, serta membuat laporan keuangan.

Jadi, aplikasi invoice akuntansi Jurnal.id menjadikan pembuatan laporan keuangan perusahaan lebih mudah, aman, cepat, nyaman, dan datanya bisa diakses secara real-time. Menariknya, aplikasi invoice Jurnal.id telah memiliki keamanan berstandar tinggi, ISO 27001, setara dengan bank, sehingga keamanan data perusahaan terjamin.

Selain mempunyai aplikasi invoice, Jurnal memiliki banyak fitur di dalamnya seperti:

- Fitur pembelian dimana di dalamnya terdapat fitur purchase order dan invoice dengan rinci dan lengkap.
- Pembuatan faktur dan perhitungan pajak otomatis. 
- Cash link.
- Pembuatan laporan keuangan dan masih banyak lagi fitur lainnya.
- Manajemen Stok

Dengan menggunakan Jurnal, Anda juga dapat mengakses data pada aplikasi invoice secara real time, kapan pun dan di mana pun. Bagi Anda pemilik online shop, manfaatkan juga aplikasi pembukuan online shop untuk membantu pekerjaan Anda. Nikmati kesempatan free trial aplikasi catatan keuangan Jurnal selama 14 hari.