Aplikasi HRIS, Solusi Kelola Pengelolaan Data Karyawan dengan Mudah dan Efektif

TABLOIDBINTANG.COM - Salah satu tugas seorang staf HR adalah untuk melakukan pengelolaan data karyawan yang meliputi absensi, cuti dan juga penggajian. Semakin banyaknya jumlah karyawan maka akan membuat semakin banyak pula pekerjaan yang harus dilakukan oleh staf HR. Terutama saat menjelang akhir bulan, staff HR akan sangat sibuk sekali untuk mengelola data karyawan selama satu bulan penuh. Resiko terjadinya human error dalam pengelolaan data pun tidak dapat dihindarkan lagi. Untuk mengantisipasi terjadinya hal ini, peran aplikasi HRIS akan sangat membantu.

Apa itu HRIS?

Dalam bahasa Indonesia, singkatan dari HRIS adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia. Berdasarkan singkatan tersebut HRIS merupakan sekumpulan aktivitas untuk mengelola informasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia (pegawai perusahaan/anggota organisasi).

Pada era digital ini definisi Aplikasi HRIS menjadi software atau aplikasi online untuk data entry, melacak data, mengolah data dan sebagai sumber informasi untuk departemen SDM, payroll, pihak manajemen dan departemen akuntansi.

Rumitnya pengelolaan data karyawan

Staf HR tentu sudah mengetahui betapa rumitnya melakukan pengelolaan data karyawan. Sekilas pekerjaan ini memang terlihat mudah, namun sebenarnya tidak semudah yang dibayangkan. Pengelolaan data karyawan harus dilakukan secara teliti dan detail, sedikit kesalahan akan membuat tidak terpenuhinya hak dan kewajiban antara karyawan dan perusahaan. Seperti misalnya saat melakukan rekapitulasi presensi bulanan karyawan. Setiap bulannya data kehadiran, izin dan cuti karyawan ini harus direkap sebagai data acuan untuk menilai besaran insentif dan kinerja karyawan.

Sebagian perusahaan menggunakan sensor fingerprint maupun id card sebagai alat untuk merekam absensi karyawan. Jika menggunakan alat tersebut, rekapitulasi absensi mungkin akan sedikit lebih mudah. Staf HR hanya perlu mengunduh data yang sudah direkam oleh sensor fingerprint maupun id card dan menyajikannya dalam bentuk laporan bulanan. 

Akan tetapi hal ini tidak terjadi dengan perusahaan yang masih menggunakan cara absensi manual (sistem tanda tangan). Tidak bisa melakukan pengunduhan data secara instan, staf HR harus melakukan input data absensi harian secara persatu. Sedikit saja terjadi kesalahan maka hal tersebut dapat berdampak pada pemotongan tunjangan disiplin maupun insentif lainnya. Hal yang terlihat mudah dan simpel seperti rekapitulasi absen pun dapat memberikan dampak yang cukup serius, lalu bagaimana dengan pengelolaan data lainnya yang jauh lebih rumit?

Beberapa orang terkadang menganggap kerja staf HR tidak terlalu penting karena tidak berhubungan langsung dengan operasional perusahaan dan pemenuhan omset. HRD merupakan salah satu divisi pada perusahaan yang bertugas untuk melakukan pengelolaan sumber daya manusia. Tugas-tugas HRD meliputi perencanaan SDM, rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, performance management, hubungan industrial serta kompensasi dan benefit. 

Meski dampaknya tidak dapat dilihat secara langsung, peran kerja HRD dalam sebuah perusahaan sangatlah penting. SDM merupakan salah satu aset terpenting yang dimiliki perusahaan. Tanpa dukungan dari SDM yang mumpuni, sistem kerja dan fasilitas mewah yang dimiliki perusahaan tidak dapat dimanfaatkan secara maksimal. Oleh karena itu, dibutuhkan divisi khusus untuk mengelola sumber daya manusia yang menjadi aset terpenting perusahaan.

Salah satu tugas penting divisi HRD adalah melakukan rekapitulasi performance management dan kompensasi. Pada beberapa kasus tidak sedikit karyawan yang komplain pada tanggal gajian karena penerimaan gaji yang diterimanya tidak sesuai. Karyawan tersebut izin sakit dan tanpa keterangan sebanyak 1 kali dalam sebulan. Akan tetapi karena adanya human error maupun kemungkinan lainnya, data tersebut berubah menjadi 2 kali sakit dan 1 kali tanpa keterangan. 

Hal ini tentu akan berdampak pada potongan kehadiran yang dibebankan pada karyawan. Kredibilitas staf HR pun menjadi dipertanyakan. Padahal kesalahan dalam rekapitulasi dapat disebabkan karena majunya tanggal gajian yang membuat waktu rekapitulasi menjadi lebih sedikit atau karena penambahan karyawan baru dalam jumlah yang cukup banyak. Dibutuhkan ketelitian dan ketepatan hasil yang tinggi untuk melakukan rekapitulasi ini.

Apa Saja Komponen HRIS?

Banyak perusahaan kini sudah memahami pentingnya solusi yang ditawarkan aplikasi HRIS ini untuk mengelola data dan kegiatan operasional karyawan. Namun, secara teknis solusi apa saja yang ditawarkan oleh aplikasi HRIS ini untuk perusahaan?

Berikut adalah komponen-komponen penting dalam aplikasi HRIS yang dapat membantu departemen SDM Anda.

1. Attendance Management

Data kehadiran karyawan sehari-hari dalam perusahaan merupakan hal yang penting karena mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Fitur ini mengelola data berikut :
- Data waktu datang/pulang
- Absensi karyawan
- Data lembur
- Integrasi dengan mesin absen fingerprint
- Jadwal shift karyawan
- Jadwal cuti

- Pengajuan cuti dan ijin karyawan

2. Employee Self Service

ESS (Employee Self Service) adalah fitur aplikasi HRIS dimana karyawan ybs. dapat mengurus administrasi HR tanpa bantuan pihak HR secara langsung. Seperti dalam aplikasi Talenta, pegawai yang bersangkutan dapat mencetak slip gaji, membuat dan mengajukan persetujuan izin, melihat sisa cuti, mengajukan klaim pengobatan dll melalui dashboard pribadinya.

Manfaat utama ESS adalah mengurangi beban kerja HR department, meningkatkan kontrol human resources data management, dan efisiensi biaya penggunaan kertas.

3. Talent Management

Talent Management System adalah sistem yang memudahkan tim HR untuk memilih kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi, dan meningkatkan human capital.

Fitur ini menyediakan informasi produktivitas karyawan. Kinerja karyawan yang bersangkutan dapat tampil pada dashboard software, sehingga departemen HR dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih. Silahkan mencoba talent management Talenta untuk lebih memahami bagaimana fitur ini dapat membantu departemen SDM Anda.

4. Payroll Management

Pengelolaan tenaga kerja tentu sama sekali tidak dapat lepas dari proses penggajian dan penerimaan benefit karyawan. Hal ini bukanlah hal yang mudah karena satu orang karyawan saja dapat menerima berbagai tunjangan, mendapat bonus, THR dan memiliki hak untuk klaim kesehatan tidak hanya melalui BPJS tapi juga reimburse pengobatan langsung ke perusahaan.

Dengan tujuan mempermudah tim Payroll dalam menangani hal ini, software HRIS menyediakan fitur payroll. Selain perhitungan gaji bulanan, fitur tersebut juga menghitung pajak karyawan, dan potongan lain (seperti potongan gaji karena jatah cuti habis).

HRIS yang baik seharusnya merekam data di setiap proses bisnis HR.  Komponen dalam HRIS tidak hanya yang telah disebutkan di atas, ada lebih banyak lagi yang dapat menunjang operasional perusahaan.  Setiap fitur tambahan tentu merupakan tambahan biaya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menganalisa kebutuhan perusahaan Anda.

Peran Aplikasi HRIS

Untuk lebih mempermudah pekerjaan staff HR dalam melakukan rekapitulasi data dan menghasilkan ketepatan hasil yang akurat, saat ini banyak dikembangkan aplikasi HRIS online. Secara spesifik, aplikasi ini dapat disebut sebagai aplikasi absensi online, cuti online maupun slip gaji online. Beberapa fitur yang tersedia dalam aplikasi diantaranya adalah absensi, lembur, perjalanan dinas, pengajuan cuti, pengajuan ijin dan slip gaji. 

Fungsi utama aplikasi HRIS ini adalah untuk melakukan rekapitulasi dan monitoring secara online. Tidak perlu melakukan rekapitulasi secara manual, dengan adanya aplikasi HRIS ini rekapitulasi dilakukan secara otomatis. Produktivitas karyawan pun dapat dimonitoring dengan mudah menggunakan fitur absensi. Record ijin dan cuti karyawan dapat disajikan secara lengkap dan detail. Perhitungan overtime/lembur karyawan juga dapat dilakukan secara akurat dengan menggunakan fitur dari aplikasi HR ini.

Aplikasi dapat diakses melalui mobile android maupun ios secara gratis. Cukup download melalui google playstore maupun app store, Anda sudah dapat menggunakannya. Aplikasi HRIS juga dilengkapi dengan dashboard website yang memudahkan monitoring kapanpun dan dimanapun. Daftarkan perusahaan secara gratis dan masukkan staf dalam jumlah yang tidak terbatas. 

Perusahaan yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan pun dapat menggunakan aplikasi HRIS dengan mudah. Tanpa minimum jumlah karyawan perusahaan dan karyawan dikenakan tarif penggunaan aplikasi HRIS yang sangat terjangkau.

Hal ini juga berkaitan dengan efisiensi kerja staff HR. Perusahaan tidak perlu lagi merekrut banyak staff HR untuk melakukan rekapitulasi data karyawan. Pekerjaan tersebut dapat dilakukan dengan mudah menggunakan aplikasi slip gaji dan absensi online. Kinerja staf HR pun dapat jauh lebih efisien dan efektif. Jika tertarik dengan aplikasi HRIS ini, Anda dapat coba untuk menggunakan aplikasi Talenta by Mekari yang menyajikan manajemen perizinan, absensi mobile dan slip gaji hanya dalam 1 aplikasi.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya.

- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3.  Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.