Tips Memudahkan & Mengoptimalkan Penagihan Invoice ke Klien
TABLOIDBINTANG.COM - Ketika Anda mengirimkan penagihan pembayaran ke klien, Anda tidak pernah benar-benar tahu kapan klien Anda akan melunasi tagihannya. Ini merupakan tahap yang sering membuat Anda cemas. Padahal sudah ada aplikasi invoice yang membantu Anda dalam mengurus hal tersebut. Akan tetapi, kini Anda tidak perlu khawatir lagi. Sebenarnya ada beberapa cara sederhana yang bisa dilakukan untuk memudahkan dan mengoptimalkan penagihan pembayaran ke klien, sehingga Anda bisa mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Simak tipsnya berikut ini!
1. Buat Persyaratan dan Ketentuan Pembayaran
Persyaratan dan ketentuan pembayaran akan menentukan kapan dan bagaimana tagihan Anda harus dibayar. Sebelum membuat kesepakatan dengan klien, Anda perlu menjelaskan persyaratan dan ketentuan pembayaran terlebih dahulu. Ini perlu dilakukan agar klien Anda tidak terkejut ketika menerima surat tagihan dari Anda. Ini juga akan membantu Anda mendapatkan pembayaran secara tepat waktu.
Anda juga harus menanyakan klien mengenai waktu dan metode pembayaran yang mereka sukai, karena kedua belah pihak harus sama-sama merasa nyaman dengan kesepakatan yang dibuat. Tidak perlu ragu memberitahu klien Anda mengenai konsekuensi untuk keterlambatan pembayaran. Klien Anda akan lebih senang bila Anda mengkomunikasikan semuanya sebelum membuat kesepakatan.
2. Desain Faktur Anda
Percaya atau tidak, desain faktur Anda itu penting. Profesionalisme Anda bisa dinilai hanya dari desain faktur Anda. Klien Anda akan sangat menghargai bila faktur Anda didesain dengan baik. Sangat disarankan bila Anda meng-customise atau mempersonalisasi faktur untuk klien yang berbeda. Meskipun desain yang menarik itu penting, perlu diingat bahwa Anda juga harus tetap membuat faktur Anda simple dan mudah dimengerti, sehingga Anda sebaiknya tidak menggunakan terlalu banyak dekorasi pada faktur Anda.
3. Cantumkan Informasi Lengkap & Relevan
Jangan terlalu fokus pada desain sehingga Anda malah melupakan informasi penting yang seharusnya Anda cantumkan di faktur Anda. Faktur yang baik harus mencakup seluruh informasi terkait seperti; deskripsi produk atau layanan, jumlah pesanan, jumlah pajak, biaya pengiriman (jika ada), jumlah biaya total, batas tanggal akhir pembayaran, opsi pembayaran, persyaratan dan ketentuan pembayaran, nomor kontak, dan ucapan terima kasih untuk klien.
4. Jangan Tunda Penagihan Pembayaran
Waktu terbaik untuk mengirim penagihan pembayaran adalah segera setelah proyek Anda dengan klien selesai atau setelah Anda mengirimkan produk atau layanan Anda. Faktur yang dikirim cepat akan membuat Anda mendapatkan pembayaran yang lebih cepat. Ini akan menunjukkan profesionalisme Anda kepada klien. Khusus untuk tagihan berulang, sebaiknya Anda mengirimkannya pada hari atau tanggal yang sama di setiap bulan agar klien melihat konsistensi Anda.
5. Kirim Pengingat Mengenai Pembayaran Klien
Jika klien Anda tidak segera membayar tagihan yang telah Anda kirim beberapa hari sebelumnya, maka Anda tidak perlu ragu untuk mengirimkan reminder kepada mereka mengenai penagihan pembayaran tersebut. Anda bisa melakukan ini seminggu sebelum jatuh tempo pembayaran. Selain membantu Anda mendapatkan pembayaran tepat waktu, pengingat ini sebenarnya juga akan menguntungkan klien, sebab mereka tidak perlu membayar denda atas keterlambatan pembayaran. Jangan lupa untuk tetap selalu profesional dan sopan ketika menyampaikan pengingat ini kepada mereka, baik itu melalui email yang dipersonalisasi maupun melalui telepon.
6. Gunakan Sistem Paperless
Di era teknologi ini, seharusnya Anda sudah tidak membuat faktur dalam format kertas lagi. Menyediakan solusi pembayaran online dan membuat faktur dalam format digital akan sangat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasi bisnis Anda. Kebanyakan klien Anda juga mungkin akan lebih sadar akan email ketimbang surat pos. Mereka juga akan lebih menyukai metode pembayaran yang praktis sehingga mereka bisa membayar tagihan kapan saja dan di mana saja.
7. Otomatiskan Pembuatan Faktur Anda
Jika bisnis Anda selalu berurusan dengan faktur setiap waktu, maka cara terbaik yang bisa Anda lakukan adalah dengan mengotomatiskan pembuatan faktur Anda. Membuat faktur berulang untuk banyak klien bisa sangat memakan waktu. Menyimpan data faktur dan mengecek statusnya secara manual satu per satu juga sulit dilakukan. Anda juga bisa sewaktu-waktu lupa pada pembayaran klien yang terlambat atau lupa kapan Anda harus mengirim reminder kepada mereka.
Dengan mengotomatiskan proses penagihan pembayaran Anda, Anda bisa lebih fokus pada pekerjaan-pekerjaan lain yang tidak kalah penting. Sistem faktur otomatis membantu Anda dalam banyak hal, dari membuat faktur berulang dan meng-customise nya, menyimpan data klien, memasang pengingat pembayaran dan mengirimkannya ke klien, melihat status pembayaran klien, dan masih banyak lagi. Sangat disarankan untuk memilih aplikasi invoice berbasis Cloud, sehingga Anda dapat dengan mudah membuat dan mengirim faktur di setiap waktu dan tempat.
Cara Mudah Membuat Invoice
Berikut ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice atau faktur:
● Invoice atau faktur harus dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh para konsumen. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh karena itu, komponen dalam invoice dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
● Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan di dalam satu kali transaksi, dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilakukan.
● Apabila terdapat beberapa kali transaksi maka invoice atau faktur harus dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait dengan rincian pembelian yang sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.
● Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu para pebisnis untuk memantau buku piutang. Karena dengan adanya komponen dalam invoice, maka para pebisnis dapat memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak. Namun akhir-akhir ini banyak pebisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya sistem komputerisasi adalah ketika mencetak nomor urut, tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda.
Setiap perusahaan pasti memiliki format faktur yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan perusahaannya masing-masing.
Namun, ada beberapa komponen dalam invoice yang harus disertakan agar informasi di dalamnya lengkap sesuai dengan purchase order dari setiap konsumen atau pelanggan.
Untuk membantu Anda dalam mengelola pembukuan dan pembuatan laporan keuangan yang lebih mudah dan praktis, gunakan aplikasi akuntansi online Jurnal dari Mekari. Jurnal dilengkapi dengan berbagai fitur terbaik yang dapat Anda sesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, termasuk fitur aplikasi invoice.
Nah, sekarang Anda memahami apa saja komponen yang ada dalam sebuah invoice bukan? Anda juga tau komponen yang tidak ada pada invoice adalah apa saja. Mudah-mudahan informasi di atas bermanfaat.
