6 Hal yang Perlu Diperhatikan saat Memilih Aplikasi SDM

TABLOIDBINTANG.COM - Membangun sebuah bisnis perusahaan pastinya membutuhkan modal, tim yang kuat, solid, bertalenta dan terorganisir. Sehingga inilah peran HR profesional sebagai solusi untuk menangani tim tersebut agar dapat terbentuk sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Oleh karena itu HR profesional membutuhkan software untuk membantu dalam menangani masalah tersebut. Jobdesk seorang divisi yang bekerja pada bagian HR sendiri adalah harus dapat mengelola dengan baik human capital perusahaan yang meliputi internal perusahaan, analisis kerja, produktivitas, manajemen kinerja dan lain sebagainya.

Inilah peran aplikasi SDM (Sumber Daya Manusia), aplikasi SDM itu sendiri adalah software khusus yang berguna untuk membantu divisi HR dalam hal tersebut. Aplikasi SDM ini akan membantu divisi HR dalam mengambil keputusan, membuat strategi kinerja dan hal lainnya yang diolah dalam sebuah data yang komprehensif.

Sebagaimana yang dijelaskan bahwa tugas divisi HR ini akan sangat penting dalam memajukan bisnis perusahaan. Hal yang harus Anda lakukan adalah dengan cara menemukan, mengorientasi, melatih dan memotivasi SDM-nya. Kesimpulannya adalah aplikasi SDM ini merupakan sistem sangat berguna, untuk lebih jelasnya berikut ini adalah hal yang perlu Anda pertimbangkan dalam memilih aplikasi SDM untuk kebutuhan HR perusahaan Anda.

1. Perhatikan Aksesnya

Anda harus jeli dan prioritaskan untuk memilih aplikasi SDM yang memiliki kemudahan akses seperti kapan saja, di mana saja dan apakah dapat mendukung berbagai platform yang Anda butuhkan. Dengan akses yang mudah, tentunya akan memudahkan Anda dalam mengurus administrasi karyawan yang memakan lebih banyak waktu jika berjalan secara manual.

2. Pertimbangkan Keamanan Software

Selanjutnya adalah anda harus pertimbangkan mengenai keamanan sofware terhadap data human capital anda karena data tersebut sangat rahasia dan tidak bisa perusahaan berikan oleh siapapun. Oleh karena itu pastikan aplikasi SDM tersebut memiliki sistem keamanan yang tinggi dan canggih.

3. Mudah Digunakan

Sebagai seorang yang bekerja pada divisi HR, anda harus memilih aplikasi SDM yang menunjang pekerjaan anda. Oleh karena itu, utamakan kemudahan dalam penggunaan (user-friendly) baik itu dari segi instalasi, akses dan lain sebagainya yang perusahaan butuhkan. Dengan begitu, Anda sebagai HR juga tentunya dapat dapat menghemat waktu dalam melakukan suatu pekerjaan karena menggunakan sistem yang mudah Anda pahami dan operasikan.

4. Perhatikan Fitur dan Fungsi Sistem HR

Anda harus perhatikan secara detail mengenai fungsi dan fitur apa saja yang ada dalam software tersebut. Kemudian, pertimbangkan apakah fitur dan fungsi tersebut cocok dan baik untuk Anda gunakan pada divisi HR perusahaan. Jangan lupa juga untuk menyesuaikan jenis perusahaan anda dengan software yang ingin Anda gunakan agar efektivitas yang perusahaan Anda dapatkan menjadi lebih maksimal. Bila perlu, Anda dapat menggunakan software rekrutmen untuk mengefisienkan tugas HR saat melakukan proses rekrutmen.

5. Harga Aplikasi SDM

Carilah aplikasi SDM yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda, pertimbangkan dan bandingkan harga dengan manfaat yang software tersebut berikan. Dengan begitu, perusahaan Anda dapat mengantisipasi hal yang merugikan. Contohnya seperti membuang-buang uang Anda pada modul-modul yang tidak terlalu berguna atau kurang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Maka dari itu, sebaiknya Anda memilih modul yang benar-benar Anda butuhkan saja. Anda dapat mengunduh skema perhitungan harga aplikasi SDM dari Mekari Talenta untuk mengetahui gambaran biaya yang harus Anda keluarkan.

6. Kemampuan untuk Scale-Up

Ini adalah hal yang tidak bisa Anda abaikan, carilah aplikasi SDM yang dapat membantu divisi HR perusahaan anda dalam mengakomodasi perkembangan dan pertumbuhan pendapatan, kinerja karyawan, volume produksi dan yang lainnya.
Sehingga, memilih aplikasi SDM ini sudah pasti sangat penting untuk kebutuhan Human Resource perusahaan. Selain itu, aplikasi SDM ini juga dapat terhubung dengan modul aplikasi SDM Hashmicro yang telah terintegrasi dengan sistem ERP. Kelola human capital dan SDM perusahaan anda menggunakan aplikasi SDM terbaik.

Fitur Wajib dalam Aplikasi SDM

1. Manajemen Waktu dan Kehadiran

Bukan jamannya lagi di mana Anda mencatat kehadiran karyawan anda dengan kertas atau spreadsheet. Selain menyulitkan staff HR Anda saat melakukan pendataan, cara ini juga rentan dengan kecurangan. Bisa jadi karyawan yang tidak masuk menitipkan absen kepada rekannya dengan cara meniru tanda tangannya.

Untuk mengatasinya, gunakan aplikasi HR yang memiliki kemampuan untuk mencatat kehadiran menggunakan sistem kehadiran biometrik atau scan sidik jari. Bukan hanya mampu meminimalisir kecurangan, namun fitur ini akan memudahkan staff HR dalam mendata kehadiran karyawan. Dengan cara ini, perhitungan gaji dan cuti juga akan menjadi lebih mudah.

2. Manajemen Penggajian

Adalah fitur yang paling dicari saat sebuah perusahaan ingin menggunakan aplikasi HR. Buat perusahaan dengan ribuan karyawan seperti manufaktur, retail atau grosir, kehadiran aplikasi HR adalah hal yang krusial. Aplikasi SDMK ini akan memudahkan staff HR untuk mengelola upah, tunjangan, sampai pembayaran pajak yang unik di masing-masing perusahaan.

Dengan bantuan aplikasi SDM yang sudah terintegrasi, kesalahan penghitungan gaji bisa ditekan seminimal mungkin. Dengan demikian, tingkat kepuasan karyawan pun akan meningkat dan loyalitas kepada perusahaan pun akan bertambah. Selain itu, aplikasi HR akan memudahkan Anda menyimpan data-data penting seperti slip gaji karena semua datanya tersimpan secara online.

3. Manajemen Pajak dan Asuransi

Sebagai perusahaan yang terdaftar secara sah di Departemen Tenaga Kerja, maka sudah semestinyalah perusahaan Anda memenuhi kewajibannya, khususnya membayar pajak penghasilan dan asuransi karyawan atau BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Bayangkan seperti apa repotnya jika setiap bulannya Anda harus menghitung ratusan pembayaran pajak penghasilan dan BPJS secara manual.

Aplikasi HR akan menghindari Anda dari kerepotan seperti ini. Semua perhitungan pajak dan asuransi akan dilakukan secara otomatis oleh sistem. Sistem akan secara otomatis memotong gaji karyawan sesuai dengan ketentuan pemerintah untuk melakukan pembayaran BPJS Kesehatan dan Ketenagakerjaan.

4. Pengelolaan Klaim dan Reimbursement

Dari waktu ke waktu, perusahaan harus mengeluarkan biaya klaim dan reimbursement yang diajukan oleh karyawan. Biaya ini bisa datang dari ongkos perjalanan dinas yang dilakukan karyawan, hingga pembelian barang yang diperlukan untuk mendukung pekerjaan karyawan tersebut.

Aplikasi HR yang baik haruslah memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengajukan klaim, bukan yang justru menyulitkan mereka. Dari sisi manajemen atau departemen HR, aplikasi SDMM haruslah memudahkan dalam hal persetujuan atau approval. Gunakan sistem yang hanya memerlukan beberapa klik saja untuk memberikan persetujuan pada klaim dan reimbursement dari karyawan.

5. Laporan yang Komprehensif

Seperti yang sudah di awal singgung, tugas departemen HR adalah meningkatkan kinerja karyawan. Lalu, bagaimana caranya staf Anda mengetahui seberapa jauh peningkatan yang sudah karyawan alami tanpa laporan yang lengkap mengenainya?

Maka dari itu, fitur laporan dari aplikasi HR tak boleh ketinggalan untuk hadir di software pilihan Anda. Pastikan aplikasi pilihan Anda memiliki fitur pelaporan yang lengkap sehingga memudahkan Anda untuk memantau perkembangan dari masing-masing karyawan setiap bulannya.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Karyawan Berbasis Web Terbaik 2022

Setelah Anda mengenal terkait aplikasi absensi karyawan berbasis web ini serta keunggulannya. Pastinya Anda bingung untuk memilih aplikasi absensi berbasis web mana sajakah yang dapat Anda gunakan dan pastinya berkualitas. Maka dari itu, berikut ini merupakan rekomendasi aplikasi absensi karyawan berbasis web terbaik tahun 2022: 

•  Mekari Talenta

Aplikasi absensi online yang pertama adalah Mekari Talenta. Aplikasi ini dapat mengotomatiskan tugas HR dan administrasi karyawan dalam mengelola cuti dan daftar kehadiran karyawan. Selain itu, aplikasi ini juga dapat menghitung gaji, PPH 21, proses reimbursement, dan kegiatan operasional lainnya. Human Resources Information System (HRIS) adalah salah satu sistem yang ada dalam sistem ERP yang juga dapat terintegrasi dengan beberapa sistem lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Yang mana HRIS software ini tersedia dalam beberapa jenis solusi yaitu perangkat lunak desktop (on-premise), perangkat lunak berbasis website (cloud), serta aplikasi desktop dan/atau mobile. Hal ini tentu saja mempermudah Anda untuk melakukan kegiatan manajemen karyawan dari mana saja dan kapan saja, walaupun tidak berada di kantor.  

• KaryaONE

Aplikasi absensi online yang kedua adalah KaryaONE. Aplikasi ini menawarkan kemudahan dalam mengelola absensi dan kehadiran karyawan. Hal ini karena data dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID) dapat langsung diimpor secara otomatis. Selain itu, KaryaONE juga dapat Anda gunakan untuk pengajuan cuti hingga penggajian dalam satu aplikasi, sehingga pihak HR dapat menghemat pengeluaran operasional.

• Aqtive HR

Aplikasi absensi online ketiga yang menggunakan sistem cloud adalah Aqtive HR yang bisa digunakan karyawan, HR admin, dan HR Manager. Aplikasi ini menawarkan beberapa kelebihan seperti penggunaan kamera, jaringan, dan lokasi yang memudahkan validasi absensi, dapat melacak karyawan secara realtime, data base karyawan dan penyediaan data report yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Absensi Aqtive HR dengan berbagai fitur unggulan lain seperti absensi dengan teknologi face recognition, pengajuan cuti dan reimburse secara online, attendance history untuk melihat waktu kehadiran karyawan, menentukan tingkat approval cuti, dan masih banyak lagi.

• GreatDay HR

Aplikasi absensi online yang keempat adalah GreatDay HR. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan dalam mengelola kehadiran karyawan. Di aplikasi ini sendiri terdapat teknologi facial recognition. Sehingga, karyawan cukup melakukan selfie dan aplikasi akan membandingkannya dengan foto yang telah diambil sebelumnya untuk kepentingan kehadiran. Tidak hanya itu, terdapat fitur geo tagging yang memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan informasi lokasi yang akurat.

• Sleekr

Aplikasi yang kelima adalah Sleekr, yang dapat HR Admin dan HR Manager gunakan dalam mengelola absensi secara praktis dan mudah. Begitu pula dengan karyawan, mereka dapat dengan mudah mengetahui dan mengontrol absensi hingga mengurus cuti tahunan dalam satu aplikasi. Selain dapat mengelola absensi karyawan, Sleekr juga menyediakan layanan perhitungan payroll, perhitungan pajak penghasilan hingga SPT, klaim, overtime atau lembur, dan database karyawan. 

• CKZ Time Clock

Aplikasi yang keenam adalah CKZ Time Clock, yang mana aplikasi ini merupakan suatu software “Time Tracking” yang digunakan untuk platform Windows dan juga bisa digunakan sebagai alat untuk absensi karyawan. Dilengkapi dengan fitur yang memungkinkan pelaporan penggajian, real-time monitoring karyawan, pelacakan waktu dan kehadiran (absensi), hingga cuti, sakit, dan liburan pengganti, CKZ Time Clock layak untuk dipertimbangkan.